Was prüft ein E-Rechnungs-Validator?
Ein Prüf-Tool für E-Rechnungen prüft das Format und die Geschäftsregeln einer Rechnung. Ob Leistung, Beträge und Steuersatz zum Geschäftsvorfall passen, kann es nicht beurteilen.
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Was ein Prüf-Tool davon erkennt
Formatfehler erkennt ein Prüf-Tool: Die XML-Datei ist nicht lesbar, verletzt die Struktur ihres Formats oder fehlt im PDF. Geschäftsregelfehler erkennt es mit den Prüfregeln des Formats, bei XRechnung etwa den Regeln der EN 16931 und den deutschen Regeln (BR-DE-*).
Inhaltsfehler erkennt es nur, wenn sie zugleich eine Geschäftsregel verletzen. Als Beispiel für einen Inhaltsfehler ohne Regelverstoß nennt das BMF die „Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes“. Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten, etwa eine fehlende Käuferreferenz, sind nach Rn. 35a „umsatzsteuerlich unbeachtlich“.
Vier Ergebnisse im Prüfbericht
| Ergebnis | Wann | Grundlage |
|---|---|---|
| E-Rechnung | Format und Geschäftsregeln ohne Fehler | Rn. 6a, 6b |
| E-Rechnung mit Fehlern | Geschäftsregeln verletzt, Fehler im PDF oder veraltete Spezifikationskennung | Rn. 6b, 35a |
| Keine E-Rechnung | Formatfehler oder ZUGFeRD-Profil MINIMUM bzw. BASIC WL | Rn. 6a; UStAE 14.1 Abs. 14 Satz 4 |
| Nicht prüfbar | Datei aus Sicherheitsgründen abgelehnt, etwa ein verschlüsseltes oder zu großes PDF | Einordnung von invowerk |
Eine veraltete XRechnung-Version zählt als „E-Rechnung mit Fehlern“: Das BMF knüpft an die EN 16931 an, nicht an eine Version der XRechnung.
Das PDF bei ZUGFeRD und Factur-X
Bei ZUGFeRD und Factur-X prüft invowerk zusätzlich das PDF nach den Regeln von ZUGFeRD 2.5.2: PDF/A-3 oder PDF/A-4f, die Beschreibung der eingebetteten Rechnung in den PDF-Metadaten und den Namen der eingebetteten XML-Datei. Für Rechnungen zwischen deutschen Parteien gelten dabei eigene Regeln (Erläuterung).
Zusätzliche Hinweise von invowerk
Neben dem Ergebnis zeigt invowerk Hinweise: eigene Prüfungen, die keine Prüfregel des Formats abdeckt. Dazu zählen die Prüfziffern von IBAN, Leitweg-ID und USt-IdNr., nachgerechnete Beträge und Datumsangaben. Bei einem PDF gleicht invowerk außerdem Betrag, Rechnungsnummer und IBAN mit den Rechnungsdaten ab. Hinweise ändern das Ergebnis nicht.
Grenzen jeder Prüfung
Das BMF schreibt in Rn. 35a: „Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit“. Auf das technische Ergebnis einer „geeigneten Validierungsanwendung“ darf sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns verlassen. „Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.“ Den Prüfbericht von invowerk speichern Sie als JSON oder drucken ihn als PDF.