XRechnung: Aufbau, Version 3.0 und Leitweg-ID
XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen: eine reine XML-Datei nach EN 16931 in der Syntax UBL oder CII. Rechnungen an Behörden des Bundes folgen ihm grundsätzlich und tragen eine Leitweg-ID.
Zuletzt aktualisiert
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) |
|---|---|
| Gültige Version | XRechnung 3.0, aktuell 3.0.2; in Kraft seit 01.02.2024, mindestens bis 31.07.2027 |
| Nächste Version | XRechnung 4.0, Vorversion seit September 2026, Endfassung voraussichtlich im Frühjahr 2027 |
| Rechnungen an den Bund | grundsätzlich im Format XRechnung (§ 4 ERechV) |
| Leitweg-ID | Pflichtangabe in Rechnungen an den Bund (§ 5 ERechV) |
Aufbau
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne PDF. Zum Lesen brauchen Sie deshalb ein Anzeigeprogramm (Viewer). Sie folgt dem Datenmodell der EN 16931 und verwendet eine der beiden Syntaxen UBL oder CII (UBL vs CII).
Fachlich ist XRechnung eine Ausprägung der EN 16931 (CIUS). Sie verengt die
Norm und ergänzt eigene Regeln. Erkennbar ist sie an der
Spezifikationskennung (BT-24):
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.
Gültige XRechnungen in UBL und CII zum Herunterladen stehen unter E-Rechnung-Beispiele.
Die deutschen Regeln (BR-DE)
Zu den Regeln der EN 16931 kommen Regeln mit dem Kürzel BR-DE. Die meisten machen Angaben zur Pflicht, die die Norm offenlässt. Vier Beispiele:
| Regel | Was sie verlangt | Stufe |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Zahlungsangaben (BG-16) | Fehler |
| BR-DE-2 | Kontaktangaben des Verkäufers (BG-6) | Fehler |
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) | Fehler |
| BR-DE-21 | Kennung der XRechnung 3.0 (BT-24) | Warnung |
Eine Rechnung mit einer Meldung der Stufe Fehler besteht die Prüfung nicht.
Rechnungen an Behörden und Leitweg-ID
Seit 27.11.2020 müssen Rechnungen an Behörden des Bundes elektronisch sein (BMF, Frage 4a). Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) verlangt dafür grundsätzlich XRechnung, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 ERechV). Für Länder und Kommunen gelten eigene Vorschriften.
Die Leitweg-ID adressiert die Rechnung an eine bestimmte Behörde und steht in der Käuferreferenz (BT-10). Sie hat 5 bis 46 Zeichen in drei Teilen, getrennt durch Bindestriche (Formatspezifikation 2.0.2 der KoSIT):
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Grobadressierung | 2 bis 12 Ziffern, Pflicht |
| Feinadressierung | bis zu 30 Buchstaben oder Ziffern, optional |
| Prüfziffer | 2 Ziffern, Pflicht |
Zwischen Unternehmen braucht es keine Leitweg-ID. Umsatzsteuerlich genügt dort laut BMF ein Platzhalter in BT-10 (Frage 6). Stimmen Aufbau oder Prüfziffer einer Leitweg-ID nicht, zeigt invowerk einen Hinweis (IW-LEITWEG).
Eine Leitweg-ID prüfen Sie auf der Seite Leitweg-ID, dort stehen auch Aufbau und Beispiel.
Versionen
XRechnung 3.0 ist seit 01.02.2024 in Kraft, die aktuelle Fassung ist 3.0.2. Im Sommer 2026 gab es kein normatives Release, deshalb gilt 3.0 bis mindestens 31.07.2027. Die Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026.
Neben der Spezifikation veröffentlicht die KoSIT Prüfregeln, die sich unter derselben Version ändern können. Welchen Regelstand invowerk anwendet, steht im Prüfstand.
XRechnung prüfen
Eine XRechnung prüft bei invowerk der KoSIT-Validator, das Prüfprogramm der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Zu jeder Meldung verlinkt invowerk eine Erklärung mit Ursache und Lösung.